Bij SAOP krijgen we door het jaar heen verschillende projectvoorstellen onder ogen. Elk vernieuwend project dat voldoet aan alle subsidievoorwaarden, maakt grote kans op subsidie. Soms kunnen we dit niet goed beoordelen omdat in het voorstel nog informatie ontbreekt. Dan moeten we de indieners vragen de aanvraag te herzien. Om dit te voorkomen, delen we hierbij nog eens de belangrijkste criteria voor een sterk projectvoorstel. Volg deze tips uit de praktijk om een kansrijke subsidieaanvraag in te dienen.

1.    Onderscheid doelen, resultaten en activiteiten

Een sterke subsidieaanvraag begint met een goed projectplan. In het projectplan licht je in elk geval de volgende onderdelen van het project toe.

  • Doelen: Waarom voer je het project uit? Formuleer brede ambities, zoals betere doorstroom van medewerkers of vernieuwende kennisdeling. Motiveer ook waarom je kiest voor een bepaalde aanpak of samenwerking met partners/stakeholders.
  • Resultaten: Meetbare uitkomsten, bijvoorbeeld een nieuwe training, protocol of software.
  • Activiteiten: Concrete acties die leiden tot resultaten, zoals workshops organiseren of rapportages schrijven. Activiteiten zijn te plannen en aan personen toe te wijzen.

Zorg dat deze drie punten duidelijk van elkaar onderscheiden zijn. Dat geeft structuur, voorkomt misverstanden en helpt SAOP jouw aanvraag goed te beoordelen.

2. Maak een realistische planning en begroting

Je projectplan voorzie je ook van een planning en een begroting. Natuurlijk is het moeilijk om dat vooraf goed in te schatten. Maar als je duidelijke activiteiten hebt onderscheiden in je projectplan, wordt het al een stuk eenvoudiger. De activiteiten vormen het stappenplan voor je project. Bespreek met je projectleden of samenwerkingspartners hoeveel tijd zij nodig hebben voor een activiteit. Maak vervolgens een planning die haalbaar is gezien de beschikbare tijd en capaciteit. Onderscheid daarin duidelijke fasen, mijlpalen en beschrijf wie welke taak oppakt.

Formuleer een richtbedrag voor elke activiteit en stel vervolgens een begroting op. Je begroting geeft inzicht in alle verwachte projectkosten, uitgesplitst naar verschillende begrotingsposten. Ook moet duidelijk zijn of er sprake is van cofinanciering. Bij een subsidieaanvraag toetsen we of het gevraagde totaalbedrag in verhouding staat tot de resultaten en activiteiten. Op basis daarvan wordt de subsidie vastgesteld.

3. Zorg voor draagvlak

Een project heeft steun nodig in de organisatie. Zonder draagvlak stuiten zelfs goed doordachte plannen op weerstand of lopen ze vertraging op. Hoe creëer je draagvlak voor je plan?

  • Leg je projectidee eerst voor aan je leidinggevende, dienst HRM, de subsidieafdeling en andere politieafdelingen die relevant zijn voor jouw project. Vraag hun om mee te denken en feedback te geven. Verwerk deze feedback in je uiteindelijke projectplan en laat de belanghebbenden meelezen.
  • Vraag leidinggevenden om schriftelijke toezeggingen van mensen en middelen.
  • Ook externe partijen kunnen je helpen met hun expertise, bijvoorbeeld met onderzoek of door de ontwikkeling van hulpmiddelen. Ga vooraf het gesprek aan met deze partijen en neem ook hun feedback mee.
  • Zoek in overleg met je leidinggevende enthousiaste collega’s met wie je kunt samenwerken aan jouw project of die je kunt inzetten als ambassadeurs.
  • Denk vooraf na over de manier waarop je de eenheid of verdere organisatie kunt informeren en betrekken. Hoe houd je belanghebbenden op de hoogte en hoe ga je communiceren over je project?
  • Maak ook een risicoanalyse: welke risico’s zijn er voor de uitvoering van het project en hoe speel je hierop in?

Bij een subsidieaanvraag bekijken we of er draagvlak is voor het project én horen we ook graag waaruit dat draagvlak blijkt. Schriftelijke toezeggingen helpen daarbij.

4. Maak duidelijk hoe de projectresultaten worden geborgd in de organisatie

Omdat SAOP als externe partij investeert in het project, willen we graag weten wat er na afronding van het project gebeurt met de resultaten. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat die ‘in de la’ verdwijnen. Borging betekent dat resultaten blijvend worden gebruikt in de organisatie. Aandacht voor borging is heel belangrijk in je subsidieaanvraag. Hoe concreter je daarover bent, hoe groter de kans dat je subsidie voor je projectidee krijgt.

Zorg voor borging van je project door:

  • Duidelijke afspraken over beheer, onderhoud en doorontwikkeling van het project.
  • Overdracht naar de lijn, bijvoorbeeld via trainingen of handleidingen.
  • Evaluatiemomenten na afloop van het project waarbij je nagaat of de resultaten blijvend werken en of bijsturing nodig is.

Extra tips voor een goede aanvraag

Voor SAOP is het aanvraagformulier de basis voor beoordeling. Gebruik altijd het juiste format. Let tot slot nog op de volgende punten:

  • Sluit aan bij de voorwaarden: Je projectplan moet inhoudelijk en administratief voldoen aan de subsidievoorwaarden. Maak dus duidelijk hoe je voorstel aansluit bij de thema’s en doelen van SAOP.
  • Wees helder en overtuigend: Wees volledig zonder onnodige uitweidingen én herlees kritisch op samenhang. Bedenk dat degenen die over de subsidie moeten beslissen op inhoud niet altijd zoveel kennis over het onderwerp hebben als jijzelf. Neem ze dus mee in je verhaal. Als je vaktermen en afkortingen gebruikt, licht die dan toe. En als je een stelling poneert, zorg dan ook voor een goede onderbouwing.
  • Volg de juiste route: SAOP heeft met de politie een vaste route voor een subsidieaanvraag afgesproken. Je kunt aanvragen indienen bij de centrale contactpersoon voor SAOP binnen de politie, via het e-mailadres: subsidies.fin@politie.nl. Deze persoon zorgt ervoor dat de aanvraag uiteindelijk bij SAOP terechtkomt.

Neem contact met ons op voor vragen en advies

Heb je nog vragen over je subsidieaanvraag? Of heb je een projectidee, maar wil je dit eerst bij ons toetsen in een verkennend gesprek? Neem gerust vrijblijvend contact op met SAOP via saop@caop.nl. We staan klaar om je op weg te helpen en je vragen te beantwoorden! Voor meer informatie kun je ook kijken op https://saop.nl/subsidies.